Diferencia entre albarán y factura

El albarán acredita que una mercancía se ha entregado: dice qué, cuánto, a quién y cuándo. La factura documenta la operación a efectos fiscales: dice cuánto se cobra, con el IVA desglosado, y tiene un contenido obligatorio fijado por norma. El albarán llega con la mercancía; la factura puede llegar después y agrupar varios albaranes.

Comparación

Qué debe contener una factura

El artículo 6 del Reglamento de facturación exige, entre otros datos:

• Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio de quien expide y del destinatario.
• Descripción de las operaciones, con el precio unitario sin impuesto y los descuentos no incluidos en ese precio.
• Tipo o tipos impositivos aplicados.
• Cuota tributaria, consignada por separado.

Si la factura incluye operaciones a distintos tipos de IVA, la base de cada tipo debe figurar por separado. Y si el cliente está en recargo de equivalencia, el proveedor debe indicar el tipo de recargo aplicado y su importe.

Por qué hay que comparar los dos

Porque dicen cosas distintas en momentos distintos. El albarán refleja lo que se recibió; la factura, lo que se cobra. Entre uno y otra pueden colarse un precio diferente, unidades de más, un producto que no llegó o unos portes que nadie esperaba. Si la factura agrupa tres albaranes, la comprobación exige tener los tres delante.

En la farmacia

En la compra directa a laboratorio el albarán se comprueba al dar entrada a la mercancía en el programa de gestión. La factura llega días después por otro camino y lo habitual es archivarla sin puntearla contra los albaranes. La guía cómo cotejar albaranes y facturas describe el método, y Profar lo hace de forma automática.