Guía
Cómo cotejar albaranes y facturas
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Cotejar una factura es comprobar, línea a línea, que cobra lo que dicen los albaranes: los mismos productos, las mismas unidades y el mismo precio, sin cargos añadidos. Se hace en cinco pasos: reunir los papeles de la compra, casar cada línea de la factura con la del albarán, comparar unidades, precio y descuento, anotar cada diferencia en euros y decidir qué se reclama.
Paso 1. Reunir los papeles de la compra
Una compra es el conjunto de papeles de una misma operación: el pedido si existe, uno o varios albaranes, la factura y los abonos. La factura suele citar los números de albarán o de pedido; ésa es la pista para juntarlos. Si la factura cita un albarán que no encuentras, ya tienes la primera incidencia: falta un papel.
Paso 2. Casar las líneas
Empareja cada línea de la factura con su línea de albarán. El código nacional o la referencia del proveedor son más fiables que la descripción, que cambia de un documento a otro. Tres casos quedan fuera del emparejamiento y hay que apuntarlos aparte:
- Líneas de la factura sin línea de albarán: facturado y no recibido.
- Líneas de albarán sin línea de factura: recibido y no facturado.
- Cargos que no son productos: portes, costes logísticos, gastos de gestión.
Paso 3. Comparar unidades, precio y descuento
| Qué se compara | Diferencia típica |
|---|---|
| Unidades | Se recibieron 4 y se facturan 6. |
| Precio unitario | El albarán valorado dice 9,80 EUR y la factura 10,40 EUR. |
| Descuento | El descuento pactado no se ha aplicado o se ha aplicado otro. |
| Bonificaciones en producto | Las unidades sin cargo aparecen cobradas. |
Si el albarán no está valorado, el precio se contrasta con el pedido o con las condiciones pactadas.
Paso 4. Anotar cada diferencia en euros
Una diferencia que no se traduce a euros no se reclama. Calcula, por línea, importe facturado menos importe según albarán, y suma el total en disputa. Conviene fijar una tolerancia para no perseguir céntimos de redondeo.
Ejemplo
| Línea | Albarán | Factura | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Crema hidratante 50 ml | 6 × 9,80 | 6 × 10,40 | +3,60 EUR |
| Gel limpiador 200 ml | 4 × 8,50 | 6 × 8,50 | +17,00 EUR |
| Sérum reparador 30 ml | No figura | 1 × 11,50 | +11,50 EUR |
| Portes | No figuran | 6,30 | +6,30 EUR |
| Total en disputa | 38,40 EUR |
Paso 5. Decidir: reclamar, aceptar o corregir
- Reclamar lo que el proveedor ha cobrado de más: ver reclamar un abono a un laboratorio.
- Aceptar lo que está justificado, anotando el motivo (unos portes pactados, un cambio de tarifa comunicado).
- Corregir lo que era un error propio de lectura o de registro.
Con qué frecuencia
Lo eficaz es cotejar cada factura cuando llega, con la compra aún reciente. Dejarlo para el cierre del trimestre multiplica el trabajo y enfría las reclamaciones.
En la farmacia
El punto débil no es la recepción, que se hace en el programa de gestión, sino lo que viene después: la factura del laboratorio llega por correo o en un portal y hay que compararla con albaranes de días distintos. Profar hace los cinco pasos de esta guía de forma automática y enseña sólo las líneas que difieren, con el total en disputa y la reclamación redactada. Puedes verlo en la demostración de la portada o leer cómo funciona el cotejo por línea.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hago si la factura agrupa varios albaranes?
- Reúne todos los albaranes que cita y coteja contra el conjunto. Una línea de factura puede corresponder a la suma de unidades de dos albaranes.
- ¿Desde qué importe merece la pena reclamar?
- Depende de cada farmacia. Como referencia, Profar avisa de una diferencia a partir de 1,00 EUR por compra y admite 0,02 EUR de redondeo por línea; ambos valores se pueden cambiar.
- ¿Los portes son una diferencia?
- Son un cargo que no estaba en el albarán. Si están pactados, se aceptan con ese motivo; si no, se reclaman.
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