Albarán sin factura: qué hacer cuando la factura no llega

Si tienes un albarán y la factura no llega, pídela: entre empresarios, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a la operación, y la ley de morosidad obliga al proveedor a hacerla llegar en los quince días naturales siguientes a la recepción de la mercancía. Mientras no llegue, la compra está incompleta: no puedes cotejarla, contabilizarla bien ni saber cuándo vence el pago.

Qué plazos tiene el proveedor

Cómo detectar los albaranes sin factura

1. Lleva un registro de albaranes recibidos con proveedor, número, fecha e importe si está valorado.
2. Al llegar cada factura, marca los albaranes que cita.
3. Revisa cada semana los albaranes sin marcar que superen el plazo habitual de ese proveedor.
4. Agrupa por proveedor: es más fácil pedir cinco facturas en un solo mensaje.

Cómo pedir la factura

Un mensaje breve con los datos que el proveedor necesita para localizarla:

• Nombre y NIF de la farmacia.
• Número y fecha de cada albarán.
• Número de pedido, si lo hay.
• A qué dirección de correo enviar la factura.

Anota la fecha en que la pediste y a quién, sobre todo si fue por teléfono.

El caso contrario: factura sin albarán

Si la factura cita un albarán que no tienes, hay tres posibilidades: el albarán se traspapeló, la mercancía llegó sin albarán o no llegó. Antes de pagar, comprueba en el programa de gestión si esa mercancía tuvo entrada y pide al proveedor copia del albarán firmado.

No todo gasto lleva albarán: la luz, el alquiler o un servicio se facturan sin él. Conviene distinguir a esos proveedores para no buscar un papel que no existe.

En la farmacia

Los laboratorios facturan con ritmos muy distintos y cada uno por su canal: correo, portal o papel. Profar registra cada albarán, lo une a su factura cuando llega y avisa cuando pasan 15 días sin ella, con la lista agrupada por proveedor y el mensaje para pedirla ya redactado. Lo explicamos en albaranes sin factura.