Preguntas sobre facturas, rectificativas y abonos

¿Qué datos debe llevar una factura?

Número y serie, fecha de expedición, nombre o razón social, NIF y domicilio de quien la expide y del destinatario, descripción de las operaciones con el precio unitario sin impuesto y los descuentos, tipo impositivo, cuota tributaria por separado y fecha de la operación si es distinta de la de expedición.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 6: contenido de la factura.

¿Cuándo debe emitir la factura el proveedor?

En el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional, puede expedirla hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el impuesto.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 11: plazo para la expedición de las facturas.

¿Qué es una factura recapitulativa?

La que agrupa en un solo documento varias operaciones hechas en fechas distintas para un mismo destinatario dentro del mismo mes natural. Es la razón por la que una factura puede citar varios albaranes.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 13: facturas recapitulativas.

¿Cómo debe venir una factura con productos a distintos tipos de IVA?

Con la parte de base imponible de cada tipo especificada por separado. Si además el cliente está en recargo de equivalencia, el proveedor debe indicar el tipo de recargo aplicado y su importe.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 6: contenido de la factura; Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 16.4: facturas con recargo de equivalencia.

¿Qué es una factura rectificativa?

La factura que corrige otra anterior porque no cumplía algún requisito, porque la cuota se calculó mal o porque el importe cambió después por una devolución, un descuento o un error de precio. Lleva serie propia e identifica la factura que rectifica. Más en factura rectificativa.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿La factura rectificativa se hace en positivo o en negativo?

Las dos formas son válidas. El Reglamento de facturación permite consignar directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo, o los importes tal como quedan tras rectificar, indicando en ese caso también el importe de la rectificación.

Respuesta completa: ¿La factura rectificativa se hace en positivo o en negativo?

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿Factura rectificativa o abono: cuál es la diferencia?

La figura que regula la norma es la factura rectificativa. «Abono» o «factura de abono» es el nombre comercial de la rectificativa que reduce el importe de una factura anterior. Un documento de abono que no identifica la factura corregida ni cumple los requisitos de una factura no es una rectificativa.

Respuesta completa: ¿Factura rectificativa o abono: cuál es la diferencia?

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿Qué plazo hay para emitir una factura rectificativa?

Debe expedirse tan pronto como el obligado tenga constancia del motivo, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjo la circunstancia que modifica la base imponible.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas; Ley 37/1992, del IVA, artículo 89: rectificación de las cuotas repercutidas.

¿Una rectificativa puede corregir varias facturas a la vez?

Sí, siempre que identifique todas las facturas rectificadas. Cuando la rectificación se debe a descuentos por volumen de operaciones, basta con indicar el periodo al que se refieren.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿Qué es una nota de abono?

Un documento con el que el proveedor comunica un importe a favor del cliente. Si no reúne los requisitos de una factura rectificativa, no la sustituye: pide la rectificativa.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿Puede el proveedor descontar una devolución en la siguiente factura?

Sí. Si la devolución de mercancía o de envases se hace con ocasión de un suministro posterior al mismo destinatario, puede restarse en la factura de ese suministro sin expedir rectificativa, siempre que el tipo impositivo de todas las operaciones sea el mismo.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Cuatro años a efectos tributarios, que es el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria al que remite la normativa del IVA, y seis años según el Código de Comercio, que obliga a los empresarios a conservar los justificantes de su negocio. En la práctica, seis años.

Respuesta completa: ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículos 19 y 20: conservación de facturas; Ley 37/1992, del IVA, artículo 165: conservación de facturas; Ley 58/2003, General Tributaria, artículo 66: plazos de prescripción; Código de Comercio, artículo 30: conservación de libros y justificantes.

¿Puedo guardar las facturas sólo en formato electrónico?

La Ley del IVA admite la conservación por medios electrónicos, y el Reglamento de facturación exige que el medio garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, además del acceso de la Administración sin demora. Si el original te llegó en papel, consulta con tu asesoría las condiciones para conservar sólo la copia digital.

Fuente: Ley 37/1992, del IVA, artículo 165: conservación de facturas; Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículos 19 y 20: conservación de facturas.

¿Qué hago si recibo dos veces la misma factura?

Comprueba número, fecha, proveedor e importe: si coinciden, es la misma factura llegada por dos canales y sólo debe registrarse una vez. Profar detecta el duplicado al entrar el documento y no lo guarda de nuevo.