Libro registro de facturas recibidas

El libro registro de facturas recibidas es el libro del IVA en el que el empresario anota, una por una y numeradas, las facturas de sus compras y gastos: fecha, proveedor y NIF, base imponible, tipo y cuota. Las actividades en recargo de equivalencia, como la de una farmacia, no están obligadas a llevarlo a efectos del IVA, pero un listado equivalente sigue siendo la base del trabajo de la asesoría.

Qué se anota de cada factura

• Número de recepción, correlativo.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social y NIF de quien la expide.
• Base imponible.
• Tipo impositivo y cuota tributaria.

Quién está obligado

Con carácter general, los empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA llevan los libros registro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias.

Qué ocurre en recargo de equivalencia

El Reglamento del IVA exime de esos libros a las actividades acogidas al régimen especial del recargo de equivalencia. Hay dos excepciones:

• Quien realiza además actividades en el régimen de la agricultura, ganadería y pesca o en el simplificado debe llevar el libro de facturas recibidas, separando las de cada sector.
• Quien realiza además actividades en régimen general o en otro régimen especial debe cumplir respecto de ellas las obligaciones generales, y anotar con separación las facturas de la actividad en recargo.

Los libros del IRPF

Que no haya libro de IVA no significa que no haya registro. Los empresarios personas físicas llevan los libros registro del IRPF que regula la Orden HAC/773/2019, entre ellos un libro registro de compras y gastos, en los términos que fija para cada método de estimación.

Conservación

Las facturas recibidas deben conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto, que la Ley General Tributaria fija en cuatro años; el Código de Comercio obliga además a los empresarios a conservar la documentación de su negocio durante seis años. La obligación de conservar alcanza también a quienes están en regímenes especiales del IVA.

En la farmacia

Para la asesoría de una farmacia, un listado de facturas recibidas con el IVA y el recargo de equivalencia separados por tipo ahorra teclear cada factura. Como en recargo el IVA no es deducible, el desglose no sirve para una liquidación, sino para comprobar la factura y registrar el gasto.

Profar genera ese listado por entidad y periodo, en hoja de cálculo, como parte de la exportación a la asesoría. El tratamiento contable está en contabilizar el recargo de equivalencia.