Preguntas sobre reclamaciones y devoluciones a proveedores

¿Qué se puede reclamar a un proveedor?

Un precio distinto del albarán o del pedido, unidades facturadas de más, productos facturados y no recibidos, cargos no pactados, descuentos no aplicados y devoluciones sin abonar.

¿Cómo se redacta una reclamación a un laboratorio?

Con el número y la fecha de la factura, los albaranes con los que se compara, una línea por diferencia con lo que dice cada documento y su importe, y el total cuyo abono se pide. Hay un ejemplo en reclamar un abono a un laboratorio.

¿Es mejor reclamar por correo o por teléfono?

Por escrito queda constancia de qué se reclamó y cuándo. Si se hace por teléfono, conviene anotar fecha, persona e importe y confirmarlo después por correo.

¿Qué plazo hay para reclamar una factura?

La norma de facturación permite rectificar una factura mientras no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto o desde la circunstancia que modifica la base. Las condiciones comerciales de cada proveedor pueden fijar plazos más cortos para incidencias y devoluciones.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas; Ley 37/1992, del IVA, artículo 89: rectificación de las cuotas repercutidas.

¿Qué documento debe emitir el proveedor cuando acepta la reclamación?

Una factura rectificativa, que es obligatoria cuando las cuotas se determinaron mal o cuando se modifica la base imponible. Debe identificar la factura que rectifica y expedirse en cuanto el proveedor tenga constancia del motivo.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas; Ley 37/1992, del IVA, artículo 80: modificación de la base imponible.

¿Se puede reclamar una factura que ya está pagada?

Sí. Que la factura esté pagada no impide rectificarla dentro del plazo de cuatro años; el proveedor devolverá la diferencia o la compensará en una factura posterior.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿Qué hago si el abono no llega?

Recordarlo al proveedor citando la fecha y el importe de la reclamación. Para eso hace falta haber anotado ambas: una reclamación sin fecha de seguimiento es la que se olvida.

¿Qué hago si el abono es menor de lo reclamado?

Comparar el abono línea a línea con la reclamación para ver qué parte no se ha aceptado, y pedir al proveedor el motivo. La reclamación sigue abierta por la diferencia hasta que se abone o se acepte.

¿Cómo se documenta una devolución de mercancía?

Con el documento de transporte o de recogida de la devolución, que acredita qué se devolvió y cuándo, y después con la factura rectificativa del proveedor. Hasta que ésta llega, la devolución es un abono pendiente.

Fuente: Ley 37/1992, del IVA, artículo 80: modificación de la base imponible; Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿Puede el laboratorio compensar la devolución en la siguiente factura?

Sí: si la devolución se hace con ocasión de un suministro posterior, el proveedor puede restarla en la factura de ese suministro sin emitir rectificativa, siempre que el tipo impositivo sea el mismo. Comprueba que el descuento aparece.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 15: facturas rectificativas.

¿El abono debe devolver también el recargo de equivalencia?

Sí, en la parte que corresponda al importe corregido: el recargo se calcula sobre la misma base imponible que el IVA, de modo que al reducirse la base se reducen las dos cuotas.

Fuente: Ley 37/1992, del IVA, artículos 156 a 162: operaciones con recargo, excepciones, obligados, base e ingreso.

¿Puedo descontar yo la diferencia al pagar la factura?

Lo correcto es que el proveedor corrija la factura con una rectificativa. Pagar de menos por tu cuenta deja la factura y el pago sin cuadrar, para ti y para tu asesoría; si quieres hacerlo así, acuérdalo antes con el proveedor.

¿Cómo se lleva el seguimiento de las reclamaciones?

Anotando, por cada una, proveedor, factura, importe, fecha, canal y estado, y revisando las abiertas cada semana. Profar lo hace dentro de cada compra: la deja en «reclamada» con fecha de seguimiento y la cierra al llegar el abono.